Documentos para licitação: o checklist completo (e o que não te impede)

Os documentos para licitação que toda empresa precisa são poucos: contrato social (ou CCMEI, se for MEI), cartão CNPJ, um CNAE compatível com o que você vende e seis certidões (federal, estadual, municipal, FGTS, trabalhista e falência). Balanço patrimonial e atestado de capacidade técnica entram depois, no pregão. Pra dispensa, a maioria não pede.

É na documentação que a maioria das pessoas trava. Não porque é difícil, mas porque ninguém entrega a lista inteira de uma vez. Então pega papel e caneta que eu vou te passar tudo, na ordem certa.

Os documentos para licitação que toda empresa precisa

Eu divido em três blocos: a empresa, as certidões e os documentos do pregão. Com os dois primeiros, você já disputa a maioria das dispensas.

1. A empresa

• CNPJ. Se ainda não tem, o MEI é o mais fácil de abrir e custa em torno de R$ 77 por mês.
• Contrato social vigente, ou seja, o mais novo, com a última alteração. Se for MEI, é o CCMEI.
• Cartão CNPJ, que você tira pela internet.
• CNAE compatível com o que você vai vender. Um CNPJ pode ter até 15 CNAEs, e o do edital precisa estar entre eles.
• Inscrição estadual ou municipal, conforme a sua atividade.
• Alvará de funcionamento.

Atenção ao CNAE genérico. Coisa tipo "promoção de vendas" ou "consultoria de gestão" não serve pra licitar produto específico. Aí precisa de alteração contratual. E não adianta resolver depois: a documentação tem que estar certa na data da proposta.

2. As certidões

Certidão negativa é uma prova de que você está em dia com aquele órgão. São seis:

1. Federal. Cobre os impostos federais e o INSS.
2. Estadual. Cobre ICMS e outros impostos do estado, como IPVA de carro no nome da empresa.
3. Municipal. Cobre ISS e taxas da prefeitura. Quem está em Brasília tira a distrital.
4. FGTS. Só a primeira emissão precisa ser presencial na Caixa. As próximas saem pela internet.
5. Trabalhista. Sai limpa se você não tem acordo trabalhista atrasado.
6. Falência e recuperação judicial. Prova que a empresa não está quebrada. Em alguns estados é paga, cerca de R$ 40. Na Bahia é de graça.

Tirando a de falência em alguns estados, todas são gratuitas. Com contrato social, cartão CNPJ e essas seis, você tem os 8 documentos básicos pra qualquer dispensa.

3. Os documentos do pregão

Quando você subir pro pregão eletrônico, dois documentos entram no jogo:

• Balanço patrimonial. A lei pede os dois últimos exercícios, registrados na Junta Comercial ou no SPED, com termo de abertura, certidão do contador, balanço, DRE, índices de análise e termo de encerramento. MEI não tem balanço. Empresa recém-aberta apresenta só o termo de abertura. É o documento que mais inabilita empresa, então eu fiz um artigo só pra ele: balanço patrimonial para licitação.
• Atestado de capacidade técnica. É o cliente declarando que você já forneceu aquele produto ou serviço. O edital só pode exigir até 50% da quantidade licitada, e dá pra somar atestados. Entenda como conseguir o primeiro em atestado de capacidade técnica.

Alguns editais pedem também declarações padrão, que têm modelo pronto, e, pra engenharia, o acervo técnico do CREA. O edital sempre diz o que pede.

Certidão negativa e positiva com efeito de negativa

Aqui mora uma dúvida que trava muita gente. Existem dois tipos de certidão que valem na licitação:

• Negativa: você não tem débito nenhum com aquele órgão.
• Positiva com efeito de negativa: você tem um débito, mas parcelou e está em dia com o parcelamento.

As duas têm o mesmo valor perante a licitação. Dá pra ganhar vários pregões e dispensas com a positiva com efeito de negativa.

Olha como eu explico isso numa das aulas:

Certidão negativa e positiva com efeito de negativa

O que NÃO te impede de licitar

Anota aí, porque isso aqui tira muita gente da disputa sem necessidade:

• Nome sujo no banco não impede. O que pesa é dívida de imposto, não dívida bancária.
• Dívida de imposto parcelada e em dia também não. Parcela pelo site Regularize, paga a primeira parcela e a certidão sai positiva com efeito de negativa. Pode ser dívida de milhões: se está em dia, está apto.
• Certidão vencida no dia da disputa não elimina pequena empresa. A lei te dá 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, pra regularizar depois de ganhar. O pregoeiro é obrigado a conceder, porque está na lei. Bondade não tem nada a ver com isso.
• Não ter atestado não impede de começar. As dispensas raramente pedem. Por isso eu sempre digo pra começar pela dispensa eletrônica.

O que impede de verdade

Servidor público não pode vender pro próprio órgão onde trabalha, nem como sócio. E o cônjuge, os filhos, os pais e os irmãos dele também ficam impedidos naquele órgão. Em outros órgãos, pode.

CNAE errado na data da proposta. Empresa sem CNAE compatível fica de mãos atadas até fazer a alteração.

Abrir outro CNPJ pra fugir de dívida. Não faça isso. A dívida vai pro CPF e fica pior. O caminho é parcelar.

Erros comuns com a documentação

Deixar pra organizar depois de achar o edital. O Pedro, aluno meu, achou um edital de material de informática em Alagoas, de R$ 517 mil. Escolheu 8 itens dos 20 e projetou uns R$ 16 mil de lucro. Não conseguiu participar porque o atestado não ficou pronto a tempo. A oportunidade passou.

Aceitar balanço de qualquer jeito do contador. Contador de empresa do Simples costuma achar que não precisa e entrega uma folha solta, sem registro. Isso não vale nada na licitação. Eu já vi concorrente ser eliminado exatamente por isso. Seja específico e insistente.

Esquecer a validade. Certidão vencida não te elimina da disputa, mas trava o pagamento. Tem fornecedor com produto entregue e dinheiro parado por causa de uma certidão vencida.

Pedir atestado emprestado. Atestado de amigo, sem nota fiscal real por trás, é risco. O pregoeiro tem o dever de fazer diligência: liga pra empresa, pede nota fiscal, investiga.

Demorar pra mandar os documentos depois de ganhar. O prazo costuma ser curto, geralmente de 2 horas em muitos editais. Com a pasta pronta, você manda na hora.

Passo a passo pra deixar a empresa apta

1. Crie uma pasta no computador só pra licitação.
2. Salve o contrato social (ou CCMEI) e o cartão CNPJ mais recentes.
3. Confira o CNAE. Ele bate com o que você quer vender? Se não bater, fala com o contador pra alterar.
4. Tire as certidões gratuitas: federal, estadual, municipal, FGTS, trabalhista e falência.
5. Anote a validade de cada uma num papel colado do lado da tela, e revise todo mês.
6. Se tiver débito, parcele antes de tirar a certidão de novo.
7. Converse com o contador sobre o balanço, já pensando no pregão.
8. Faça o cadastro de fornecedor no SICAF, que é gratuito. O passo a passo está em cadastro no SICAF.

Depois do SICAF, dá pra usar o relatório de Situação do Fornecedor, que junta as suas certidões num documento só. As certidões federal e do FGTS se atualizam sozinhas lá. A estadual e a municipal, você atualiza.

Tem um lado bom nisso tudo: a licitação deixa a sua empresa redonda. Você descobre documento que nem sabia que faltava.

Na minha próxima reunião ao vivo eu passo esse checklist na tela e respondo as dúvidas de documento na hora.

Perguntas frequentes

Quais documentos são necessários para participar de licitação?

O básico é contrato social ou CCMEI, cartão CNPJ e seis certidões: federal, estadual, municipal, FGTS, trabalhista e falência. No pregão entram também balanço patrimonial e, muitas vezes, atestado de capacidade técnica.

Nome sujo impede de participar de licitação?

Não. Dívida com banco não impede. O que pesa é dívida de imposto, e mesmo ela, se estiver parcelada e em dia, gera uma certidão que vale.

Certidão vencida desclassifica a empresa?

Pra micro e pequena empresa, não na hora. A lei dá 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, pra regularizar depois de ganhar.

MEI precisa de balanço patrimonial para licitar?

MEI não tem balanço e não precisa apresentar. Por isso ele começa pelas dispensas, que na maioria não pedem balanço.

Quanto custa tirar as certidões para licitação?

Quase todas são gratuitas e saem pela internet. Só a de falência é paga em alguns estados, perto de R$ 40.