Ata de registro de preços: uma vitória, vários contratos

A ata de registro de preços é o documento que você assina quando ganha um pregão feito pelo sistema de registro de preços, o SRP. Ela registra o seu preço com o órgão por 12 meses, que podem ser prorrogados por mais 12, e ele compra conforme precisar. O órgão não é obrigado a comprar tudo. Mas tem um detalhe que muda o jogo: outros órgãos podem aderir à sua ata sem fazer licitação nova. É a famosa carona.

Tem muita gente que olha torto pro registro de preços. Pra mim foi uma mina. Eu já fiz muito dinheiro com ata, e vou te mostrar como.

Como funciona o sistema de registro de preços

O procedimento é o mesmo de um pregão eletrônico comum. Mesmas fases, mesmo edital, mesma disputa de lances. Você reconhece pela capa: vem o número do pregão e, entre parênteses, a sigla SRP. E o objeto costuma falar em "aquisição ou contratação futura e eventual".

A diferença começa só quando você ganha. Num pregão normal, você assina um contrato. No registro de preços, você assina uma ata, que ainda não é contrato. É um quantitativo com valores registrados com aquele órgão. Não é faturamento garantido ainda.

Por que o órgão usa a ata

O órgão faz registro de preços quando sabe que vai precisar de algo, mas não sabe quando nem quanto. Ar-condicionado, computador, veículo, alimento, tinta, lâmpada, material de construção, papel.

Pensa num ar-condicionado que quebra no meio do ano. Sem ata, o órgão teria que correr atrás de uma compra emergencial. Com a ata, ele já tem preço, fornecedor e orçamento. Só liga e manda o empenho: "quero três aparelhos agora". Pra montar um pregão do zero, o servidor levaria uns quatro meses.

Da ata nasce o contrato

Quando o órgão decide comprar, ele gera um contrato derivado da ata, só com a quantidade que quer naquele momento. Imagine uma ata de 30 carros. Ele quer 15 agora: gera um contrato de 15 e paga por 15. Mais à frente quer mais 5: gera outro contrato.

Esse contrato segue a regra normal. Pode ser de 12 meses e ser renovado até 10 anos. E aí sim o órgão tem obrigação com você, com empenho, medição e pagamento.

Já a ata dura 1 ano, prorrogável por mais 1. Pela lei antiga era só um ano. Hoje são até dois.

O cuidado: a ata não obriga o órgão a comprar

Presta atenção aqui, porque é o medo de todo mundo.

A ata não obriga o órgão a comprar. Ganhou uma ata de 100 notebooks? Ele pode pedir os 100, pode pedir 10, pode pedir 1 ou nenhum. Algumas atas trazem um pedido mínimo, tipo uma ata de 50 monitores com aquisição mínima de 10. Mas, em regra, a obrigação dele é zero até gerar o contrato.

Agora, o que eu vejo na prática. Eu nunca vi um órgão fazer uma ata pra não pedir nada. Ele passou meses no procedimento, habilitou, julgou recurso. Ele vai pedir alguma coisa. O comum é fazer uma ata grande, de 20 carros, e pedir 6 ou 7.

Às vezes você ganha e passam dois, três, quatro meses até ligarem. Enquanto não te convocarem:

• Não compre produto nem faça investimento. O prazo de entrega só conta a partir do contrato.
• Ligue e pergunte. "É só pro meu cronograma: vocês têm uma média de quando vão precisar?" Eles costumam responder.
• Fique de olho no seu custo. Se o preço do insumo disparar muito além da inflação, dá pra pedir revisão, com documentos que provem o aumento. Na hora de prorrogar a ata, peça o seu reajuste. E prorrogar só se for bom pra você.

Eu nunca vi um registro de preços gerar prejuízo pra fornecedor. O risco existe, mas é administrável.

Olha como eu explico o registro de preços numa das aulas:

Por que o registro de preços é uma mina

A carona na ata de registro de preços

Agora a parte que eu mais gosto. Pra entender a carona, pensa em três personagens:

• Órgão gerenciador: o que fez a licitação.
• Órgão participante: já aparece no edital como alguém que pode usar a ata.
• Órgão não participante: não estava no edital, mas pode aderir depois. Essa adesão é a carona.

Na prática, com a ata na mão, você pode oferecer o mesmo contrato pra outro órgão, sem licitação nova. Mesmo preço, mesmo prazo de entrega, mesma especificação. Ele só pega o contrato original e replica.

As regras da carona

• O órgão que adere justifica a vantagem, ou seja, mostra no processo que o preço está bom.
• O órgão gerenciador autoriza.
• Você aceita. É comum acordo. Se for ruim pra você, recusa.
• Cada adesão pode levar até 50% da quantidade da ata. Numa ata de 50 notebooks, cada carona pode comprar até 25.
• A esfera vai de cima pra baixo. Ata federal é liberada pra todo mundo: estado, prefeitura, câmara de vereadores, outro órgão federal. Uma esfera superior nunca pega carona na ata de uma esfera inferior. Carona entre dois municípios tem regra própria, então confira no edital da ata e com o órgão dono dela antes de oferecer.
• O edital pode proibir. Alguns trazem uma cláusula dizendo que não será admitida adesão. Leia isso antes de disputar.

Do pedido até o contrato sair, a adesão leva em torno de 15 dias. Muito mais rápido que um pregão novo.

A Operação Pipa: uma ata, 3 a 4 contratos a mais

Entre 2016 e 2018, eu alugava picapes pro Exército acompanhar os caminhões-pipa no Nordeste. Era uma ata de registro de preços.

Outros quartéis me acharam e pediram pra usar a mesma ata. Foram 3 a 4 contratos a mais, ao mesmo tempo, a partir de uma vitória só. E olha que nessa época eu nem sabia que existia carona. Foram eles que me acharam, e foi a partir daí que eu fui entender o sistema.

Uma licitação, um trabalho só, e cinco, seis vendas. É por isso que eu chamo de mina.

O trabalho comercial: carona não cai do céu

Quem ganha uma ata e fica sentado esperando perde metade do valor dela. Carona é venda como qualquer outra, só que com o preço já aprovado.

Todas as vezes que eu tive uma ata na mão, eu mesmo ia nos órgãos oferecer. E o servidor gosta, porque é muito menos trabalho pra ele. Em vez de fazer pesquisa, mandar cotação, esperar resposta e montar um processo inteiro, ele adere.

Anota o passo a passo:

1. Leia o edital antes: é SRP? Permite adesão? Tem pedido mínimo?
2. Precifique pensando no prazo inteiro da ata, com a inflação dos próximos meses na conta. Eu explico a conta em como precificar para licitação.
3. Ganhou e assinou? Não compre nada ainda.
4. Ligue pro órgão gerenciador e pergunte a previsão de pedido.
5. Liste os órgãos que compram o mesmo item, dentro da regra da esfera.
6. Ofereça a adesão por telefone, e-mail ou visita. Muitas vezes uma ligação resolve.
7. Fique atento aos pedidos de cotação que chegam no seu e-mail. Eles mostram qual órgão está precisando daquilo. Responda oferecendo a ata.
8. Chegou o contrato derivado? Siga o fluxo normal e só entregue depois do empenho. Daí em diante é gestão de contratos públicos.

E escolha as caronas. Se um órgão lá longe quer aderir e a logística não fecha, você pode dizer não.

O que ninguém te conta sobre a ata

Uma reportagem do Fantástico já tratou a ata de registro de preços como se fosse coisa errada. Falou de um tipo de corretor que oferecia atas e de empresário que dava vantagem pra servidor aderir.

A ata em si é legítima. Ela é o resultado de um pregão eletrônico completo, com edital, disputa, habilitação e homologação. O crime é quando alguém paga comissão ou propina pra servidor. Isso é outra história, e você não entra nela.

O seu trabalho é comercial e limpo: mostrar a ata, mostrar o preço, facilitar a vida do servidor.

Erros comuns com a ata de registro de preços

• Achar que ata é faturamento garantido.
• Comprar estoque antes de o órgão pedir.
• Não prever o aumento de custo ao longo dos meses.
• Não ler a cláusula de adesão no edital.
• Ficar parado esperando o gerenciador ligar.
• Aceitar carona que não compensa pela distância.
• Oferecer qualquer vantagem a servidor pra aderir.

No L360 eu mostro como ler uma ata, como oferecer a carona e como prospectar os órgãos que podem aderir.

Uma vitória, vários contratos. Bora faturar!

Perguntas frequentes

O que é ata de registro de preços?

É o documento assinado quando você ganha um pregão pelo sistema de registro de preços. Ela registra o seu preço com o órgão, que compra conforme precisar. Cada pedido vira um contrato derivado da ata.

Qual a validade da ata de registro de preços?

A ata vale 1 ano e pode ser prorrogada por mais 1. Os contratos que nascem dela seguem a regra normal e podem durar até 10 anos com as renovações.

O órgão é obrigado a comprar tudo que está na ata?

Não. Ele pode pedir tudo, uma parte ou nada, a não ser que a ata traga um pedido mínimo. Na prática, é raro um órgão fazer ata e não pedir nada.

O que é carona em licitação?

É a adesão de um órgão que não participou da licitação a uma ata de registro de preços já existente, sem licitação nova, com o mesmo preço e as mesmas condições.

Quanto um órgão pode comprar na carona?

Cada adesão pode levar até 50% da quantidade registrada na ata, com autorização do órgão gerenciador e aceite do fornecedor.